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Enoncez les règles en début de réunion : au moment de
commencer une réunion qui risque d'être tendue, commencez par édicter clairement des règles de communication entre les participants. Demandez à chacun de suggérer des moyens de rendre les
échanges productifs et respectueux, et écrivez ces règles sur un tableau pour que tout le monde les voie. Par exemple, vous pouvez prévoir des séquences plus longues pour permettre à chacun
d'exprimer ses idées et être écouté sans être jugé ni interrompu. Prenez soin de prévenir les participants de la possibilité qu'une dispute commence, et donnez la procédure à mettre en route
pour la stopper avant que les choses ne s'enveniment. A la fin de la réunion, revenez sur les moments de la réunion qui ont été « chauds ». Le fait d'en parler ouvertement permettra de
réconcilier (au moins partiellement) les personnes qui se seront, malgré tout, impliquées de façon trop passionnée.
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Ecoutez avec empathie : dans les échanges en face à face, faites un effort délibéré pour parler moins, et écouter plus. « La parole est d'argent, mais le silence est
d'or ». Plus vous en apprendrez sur votre interlocuteur et sur son point de vue, plus vous aurez de chance de sentir de l'empathie pour lui. Et si vous faites cela avec les autres, ils
auront envie de le faire pour vous, créant un cercle vertueux.
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Distribuez la parole : dans les cas où vous savez quelle
est la personne qui va probablement dominer le groupe, prévoyez un temps de parole pour que chacun puisse s'exprimer. Demandez à chacun d'indiquer qui, dans la salle, a des informations et des
idées importantes à partager. Faites en une liste au tableau, et inscrivez-y les contributions de chacun.
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Parlez le plus tard possible : lors d'une réunion, comme
d'un débat à la télévision, la personne qui assiste calmement aux échanges, sans rien dire, imposera facilement le silence, et sera bien écoutée par tous, au moment où elle finira par prendre
la parole. Plus les autres auront parlé longtemps, plus son avis sera écouté. C'est un avantage tactique considérable, car c'est souvent le dernier point de vue exprimé qui marque le plus les
esprits, et aura le plus de chances d'être retenu.
A votre santé !
Jean-Marc Dupuis
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